Handleiding voor beheerders en gegevensverwerking
Gebruik deze pagina als klantgerichte samenvatting van hoe u DictaFlow Medical kunt gebruiken in een HIPAA-gereguleerde omgeving.
Vóór de uitrol
- Voltooi de leveranciersbeoordeling en voer de vereiste BAA uit.
- Bevestig dat gebruikers de medische build installeren, niet de consumentenapp.
- Bevestig dat de backend de backend voor medische productie is en dat Medisch en klinisch het standaardwerkdomein is.
- Train gebruikers om PHI niet in te dienen via gewone ondersteunings- of factureringskanalen.
Bewaren, exporteren en verwijderen
DictaFlow Medical biedt workflows voor het exporteren en verwijderen van accounts voor geverifieerde backend-records die eigendom zijn van de gebruiker. Auditrecords die alleen metagegevens bevatten, kunnen worden bewaard waar dit nodig is voor veiligheids-, juridische, nalevings- of BAA-verplichtingen. Klantspecifieke vereisten voor retournering, vernietiging en bewaring moeten worden gedefinieerd in de toepasselijke klantovereenkomst of op BAA.
Ondersteun de werkstroom
Ondersteuningsverzoeken moeten de app-versie, het platform, het EPD of de externe omgeving en geredigeerde foutdetails omvatten. Neem geen patiëntnamen, geboortedata, screenshots van grafieken, notitietekst, transcriptietekst, audiobestanden of onbewerkte app-gegevensbestanden op, tenzij er een goedgekeurde ondersteuningsworkflow aanwezig is.
Incidentafhandeling
Als u PHI-blootstelling vermoedt, stop dan de betrokken workflow, bewaar de aanvraag-ID's of tijdstempels en neem contact op met ryan@dictaflow.io. DictaFlow Medical kan metagegevens van audits/openbaarmakingen en provideractiviteiten bekijken zonder via gewone e-mail om onbewerkte patiëntinhoud te vragen.
Melding van inbreuk
De timing, ontvangers en inhoud van meldingen voor elke inbreuk op onbeveiligde PHI moeten de toepasselijke klant-BAA en de wet volgen. Het incidentbeoordelingsproces van DictaFlow Medical is ontworpen om bewijsmateriaal te bewaren, getroffen accounts of workflows te identificeren, voortdurende blootstelling te stoppen en de kennisgeving van klanten via het afgesproken kanaal te coördineren.