Руководство по администрированию и обработке данных

Используйте эту страницу в качестве краткого описания для клиентов того, как работать с DictaFlow Medical в среде, регулируемой HIPAA.

Перед внедрением

• Завершите проверку поставщика и выполните все необходимые BAA.
• Убедитесь, что пользователи устанавливают медицинскую сборку, а не потребительское приложение.
• Убедитесь, что серверная часть — это серверная часть медицинского производства, а «Медицинская и клиническая» — рабочий домен по умолчанию.
• Обучите пользователей не отправлять PHI через обычные каналы поддержки или платежные каналы.

Хранение, экспорт и удаление

DictaFlow Medical предоставляет рабочие процессы экспорта и удаления учетных записей для аутентифицированных внутренних записей, принадлежащих пользователям. Записи аудита, содержащие только метаданные, могут сохраняться там, где это необходимо для обеспечения безопасности, юридических обязательств, соблюдения требований или обязательств BAA. Требования к возврату, уничтожению и хранению, специфичные для клиента, должны быть определены в соответствующем клиентском соглашении или BAA.

Поддержка рабочего процесса

Запросы на поддержку должны включать версию приложения, платформу, EHR или удаленную среду, а также отредактированные сведения об ошибке. Не включайте имена пациентов, даты рождения, снимки экрана диаграмм, текст примечаний, текст расшифровки, аудиофайлы или файлы необработанных данных приложения, если не установлен утвержденный рабочий процесс поддержки.

Обработка инцидентов

Если вы подозреваете, что PHI подвержен риску, остановите затронутый рабочий процесс, сохраните идентификаторы запросов или временные метки и свяжитесь с нами. ryan@dictaflow.io. DictaFlow Medical может просматривать метаданные аудита/раскрытия информации и деятельность поставщика услуг, не запрашивая необработанные данные пациентов по обычной электронной почте.

Уведомление о нарушении

Время уведомления, получатели и контент при любом нарушении незащищенного PHI должны соответствовать применимому BAA клиента и законодательству. Процесс рассмотрения инцидентов DictaFlow Medical предназначен для сохранения доказательств, выявления затронутых учетных записей или рабочих процессов, прекращения постоянного воздействия и координации уведомления клиентов по согласованному каналу.