Laatst bijgewerkt: 14 augustus 2026
DictaFlow is een product en service die wordt beheerd door SmartBids.ai Corp., een Canadees bedrijf. In dit beleid verwijzen ‘DictaFlow’, ‘wij’ en ‘ons’ naar SmartBids.ai Corp. en de DictaFlow-service.
Dit beleid beschrijft hoe we informatie verzamelen, gebruiken, openbaar maken, bewaren en beschermen wanneer u DictaFlow gebruikt op Android, iPhone, iPad, Mac, Windows, of via ondersteunde integraties.
De standaard DictaFlow-service is niet bedoeld voor medisch dicteren, klinische documentatie, patiëntenzorg, diagnose, behandeling of enig gebruik met beschermde gezondheidsinformatie (PHI). U mag geen PHI of andere patiëntinformatie indienen, dicteren, verwerken, opslaan of verzenden via de standaard DictaFlow-service.
Als u een zorgverlener, kliniek, ziekenhuis, medische praktijk, zakenpartner of andere organisatie bent die medische informatie moet dicteren of verwerken, moet u gebruik maken van DictaFlow Medical onder de toepasselijke medische beveiligingsconfiguratie en Business Associate Agreement (BAA), waar vereist.
Wanneer u zich aanmeldt met Apple, Google of Microsoft, ontvangen we informatie zoals uw naam, e-mailadres, providerspecifieke account-ID en authenticatietokens of een DictaFlow sessietoken. We gebruiken deze informatie om uw account aan te maken en te beveiligen, aanmeldingsmethoden te koppelen die hetzelfde e-mailadres gebruiken en uw abonnement en gebruikslimieten te bepalen.
Wanneer u het dicteren start, verwerkt DictaFlow het microfoongeluid dat u wilt opnemen. Wij en onze dienstverleners verwerken die audio om tekst te creëren. Als u Slim bewerken, e-mailopmaak of vervanging van geselecteerde tekst gebruikt, kunnen de gedicteerde tekst, geselecteerde tekst, opmaakinstructies, taalkeuze, woordenschat en relevante fragmenten ook worden verwerkt om aan uw verzoek te voldoen.
Microfoontoegang wordt door de gebruiker geïnitieerd. DictaFlow luistert niet continu op de achtergrond. We bewaren audio-opnamen niet permanent op onze servers na verwerking in de normale gang van zaken. Transcriptietekst kan worden bewaard wanneer dat nodig is om door u gekozen functies te bieden, ondersteunde apparaten te synchroniseren, een aangevraagd resultaat te herstellen, een ondersteuningsprobleem te onderzoeken of aan de wet te voldoen. Android geschiedenis en notities worden lokaal op het apparaat opgeslagen, tenzij een functie duidelijk aangeeft dat gegevens zullen worden gesynchroniseerd.
We kunnen de door u verstrekte instellingen en inhoud opslaan, inclusief aangepast vocabulaire, fragmenten, aangepaste AI-instructies, taalvoorkeuren en andere configuraties, zodat deze functies voor alle sessies of ondersteunde apparaten werken.
We verzamelen beperkte account- en app-activiteiten, zoals woord- en minutentotalen, planstatus, functieverzoeken, app-versie en platform, verzamelde prestatiemetingen, beveiligingsgebeurtenissen, een willekeurig gegenereerde installatie-ID en verzoek-ID's. We gebruiken deze informatie om de service te beheren, limieten af te dwingen, misbruik te voorkomen, fouten te diagnosticeren, de betrouwbaarheid te meten en DictaFlow te verbeteren. De Android-app van DictaFlow vraagt niet om de Google advertentie-ID en bevat geen advertenties.
Betalingen en abonnementen die op onze website worden aangeboden, worden verwerkt door Stripe. Wij ontvangen of bewaren geen volledige betaalkaartnummers. Stripe kan ons de factureringsstatus, klant- en abonnements-ID's en beperkte contactgegevens voor facturering verstrekken die nodig zijn om uw abonnement te beheren.
We gebruiken informatie om transcriptie- en bewerkingsfuncties te bieden; gebruikers authenticeren; synchroniseer gekozen instellingen; ondersteuning bieden; abonnementen, gebruik en abonnementen beheren; de service beveiligen en problemen oplossen; meet de totale productprestaties; communiceren over de dienst; en voldoen aan wettelijke verplichtingen. We verkopen geen persoonlijke informatie en gebruiken geen gedicteerde audio of tekst voor gerichte advertenties.
We geven alleen gegevens vrij als dat nodig is om DictaFlow te laten werken, een verzoek in te vullen, de service te beveiligen of aan de wet te voldoen. Dienstverleners kunnen zijn:
Deze providers verwerken namens ons informatie onder hun toepasselijke contractuele en beveiligingsvoorwaarden. We kunnen ook informatie vrijgeven als dit wettelijk vereist is, om gebruikers of de dienst te beschermen, of als onderdeel van een zakelijke transactie. DictaFlow verkoopt uw persoonlijke gegevens niet.
Wij gebruiken administratieve, technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen die passen bij de aard van de gegevens. Gegevens worden tijdens de overdracht gecodeerd met behulp van HTTPS. Geen enkele methode van opslag of verzending is volledig veilig. DictaFlow en zijn providers kunnen informatie verwerken in Canada, de Verenigde Staten en andere landen waar zij actief zijn, met inachtneming van toepasselijke veiligheidsmaatregelen.
We bewaren account-, plannen-, gebruiks-, configuratie- en beveiligingsgegevens slechts zo lang als redelijkerwijs nodig is om de service te verlenen, aan wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen te voldoen, geschillen op te lossen en misbruik te voorkomen. Audio wordt normaal gesproken na verwerking weggegooid. Lokale app-inhoud blijft op uw apparaat staan totdat u deze verwijdert, app-gegevens wist, de app verwijdert of een beschikbare optie voor het verwijderen van accounts gebruikt.
U kunt toegang tot de microfoon weigeren, hoewel dicteren zonder deze microfoon niet werkt. U kunt de lokale geschiedenis, notities, woordenschat en fragmenten bekijken of verwijderen met behulp van de beschikbare app-bedieningselementen.
U kunt de verwijdering van uw DictaFlow-account en bijbehorende cloudgegevens aanvragen via de Android-app door deze te openen Instellingen → Account verwijderen, of door de instructies op onze te volgen Verwijder uw DictaFlow-account pagina. We kunnen beperkte gegevens bewaren indien dit vereist is voor juridische doeleinden, facturering, fraudepreventie of veiligheidsdoeleinden. Als u DictaFlow verwijdert, wordt uw Apple-, Google- of Microsoft-account niet verwijderd.
DictaFlow is bedoeld voor volwassenen en is niet gericht op kinderen onder de 18 jaar. Als u denkt dat een kind persoonlijke gegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op zodat we dit kunnen onderzoeken en indien nodig kunnen verwijderen.
We kunnen dit beleid bijwerken als de service verandert. We zullen de bijgewerkte versie hier plaatsen en de bovenstaande datum herzien. Materiële wijzigingen kunnen indien nodig ook via de app of per e-mail worden doorgegeven.
Voor privacyvragen of -verzoeken kunt u een e-mail sturen ryan@dictaflow.io.